13 herramientas para la transformación digital de tu empresa

La transformación digital de tu empresa es un compromiso a largo plazo, un maratón que debes estar listo para correr y para el que siempre es bueno contar con algunas herramientas que te ayuden a sobrellevar el largo trayecto.

En esta ocasión queremos contarte temas más prácticos y divertidos, especialmente si eres un entusiasta de la tecnología.

A continuación te damos algunas sugerencias de herramientas que puedes implementar para la digitalización de tu negocio:

Herramientas de organización, documentación y envío de documentos

"Vivir en las nubes" solía ser un término peyorativo pero creemos que actualmente no hay mejor manera de vivir que en las nubes, especialmente si trabajas en una empresa que necesita  iniciar su transformación digital.

Hay un sinfín de servicios que te permiten organizar, archivar y enviar documentos pero por experiencia de usuario y características te recomendamos servicios como:

1. G Suite

G Suite es nuestra matriz de colaboración y almacenamiento en la nube y la utilizamos por diferentes razones y necesidades:

• Nos permite crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
• Almacenamiento de archivos de vídeo y audio.
• Creación de documentos colaborativos que son actualizados en tiempo real.
• Sincronización en web y dispositivos móviles, incluso sin conexión.
• Seguridad para el almacenamiento de nuestros archivos de trabajo.
• Control total administrativo y de datos.
• Herramientas para enviar y recibir correos electrónicos (Gmail) con capacidad de hasta 30 GB de almacenamiento por cuenta.
• Calendario que permite sincronizar con otras herramientas de trabajo.

G Suite es nuestro mejor aliado para tareas de creación de contenido y el almacenamiento de matrices y calendarios de redes sociales, manuales de identidad, estrategias de contenido. Por si fuera poco, la suite de Google ofrece diferentes planes que se adaptan al bolsillo y necesidades de cada organización y empresa.

2. Office 365

365 es el servicio de arrendamiento del paquete de Microsoft Office, utilizado por cientos de pequeñas y medianas empresas y que además de programas como Word, Excel, Power Point, también incluye una amplia variedad de servicios en la nube como Skype, OneDrive, Yammer, Exchange, además del servicio de correo electrónico Outlook.

Al igual que G suite, Office 365 te permite:

• Almacenamiento de archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y más.
• Sincronización de documentos colaborativos.
• Sincronización en dispositivos.
• Flexibilidad financiera que te permite hacer pequeños desembolsos en lugar de las costosas adquisiciones de licencias.

Es verdad, existen otras herramientas para el almacenamiento y envío de archivos y correos, sin embargo, estas dos suites son las que ofrecen los mejores precios, las herramientas más útiles y la recomendación de miles de usuarios alrededor del mundo.

Herramientas para la digitalización de tus finanzas, contabilidad y facturación

Las finanzas y la contabilidad son siempre un dolor para todos los que trabajamos en una empresa, sin importar el número de personal con el que cuentes. Sin embargo, la tecnología está aquí para ayudarte convertirse en el ketorolaco de tu dolor de cabeza financiero y en este tema algunas de las que recomendamos ampliamente son:

3. Bind ERP

Bind es un sistema de administración en la nube, diseñado para PYMES y con el que tenemos el gusto de trabajar de la mano para lograr grandes objetivos. Cuando conocimos las funcionalidades de Bind, rápidamente nos enamoramos de la eficiencia del software.

Este sistema cuenta con diversas herramientas y módulos que te ayudarán a hacer de la administración y las finanzas de tu negocio un trabajo mucho más fácil:

• Se encuentra en la nube, lo que significa que puedes utilizar en gran variedad de dispositivos y desde donde quieras. No es necesario instalar el software.
• Te permite realizar reportes en tiempo real de existencias en tu almacén (si vendes productos)
• Genera cotizaciones y pedidos.
• Emite facturas y remisiones automáticamente.
• Te permite generar reportes de venta por vendedor, sucursal categoría de producto y más.
• Realiza reportes financieros.
• Te da un movimiento detallado de tus transacciones bancarias.

4. Alegra

El súper equipo de las chicas de administración de Instrumental nos cuenta de Alegra, un software de Administración y facturación en la nube. 

“La interfaz es muy intuitiva, sólo me llevó unos minutos para revisar y conocer cómo utilizar las diversas funciones. La configuración también es bastante rápida y sencilla, además de que la migración de base de datos es muy rápida. Además, siempre que tienes alguna duda o alguna falla en el sistema, siempre están disponibles para darte asesoría”.

Rosely Dzib, especialista en administración en Instrumental. 

Entre otras cosas, Alegra también te permite:

• Hacer un registro de transacciones en efectivo, para llevar un control de la famosa “caja chica”. 
• Plantillas de facturas y recordatorios para realizarlas.

“Una de las cosas que más me gusta de Alegra es que me permite tener a la mano reporte de flujos de efectivo, programar recordatorios de cuentas por cobrar y pagar, puedo conocer mis ventas por producto y cliente, es multiusuario y todo siempre está disponible en la nube”. 

Verónica Carvajal, especialista en Tesorería.

Herramientas de comunicación instantánea

5. Slack

Slack es una herramienta de comunicación interna, un espacio de trabajo digital que puedes utilizar para ponerte en contacto con el resto de tu equipo, compartir enlaces y documentos.

En Instrumental somos fans de Telegram y al inicio de nuestras operaciones esa fue la herramienta que utilizamos para organizar la comunicación interna y con los clientes, sin embargo, Telegram no es una herramienta pensada para el trabajo organizado y ésta fue la razón por la cual nos mudamos a Slack.

Esta herramienta nos permite:

• Crear canales abiertos o cerrados.
• Enviar mensajes directos a miembros específicos del equipo.
• Enviar mensajes generales a todo el equipo.
• Hacer búsquedas de palabras clave, documentos y enlaces que se compartieron. De esta manera siempre tenemos un historial.
• Nos permite guardar documentos, enlaces o información específica dentro de un canal.
• Llamadas y videollamadas con miembros y canales.
• Puedes automatizar recordatorios.
• Nos permite crear canales de contacto con nuestros clientes.

Slack es una herramienta que te mantendrá comunicado y siempre al tanto del flujo de trabajo, sin importar si tus compañeros se encuentran en la oficina, haciendo home office a unos minutos de distancia o al otro lado del mundo.

Herramientas de Project Management (gestión de proyectos)

Mientras más crezcas, más complejos serán tus procesos de trabajo y la realización de tus proyectos, te lo decimos por experiencia: En los últimos dos años nuestra empresa ha crecido de manera acelerada y nos vimos en la necesidad de encontrar mejores maneras de organizarnos para que cada uno de los miembros del equipo conozca qué debe hacer y cuándo.

Esta es la razón por la cual hemos utilizado e investigado sobre diversas herramientas para la gestión de proyectos que ahora recomendamos:

6. Asana

Asana es una aplicación colaborativa que te ayuda a gestionar tareas y mantener el trabajo organizado. La recomendamos altamente por su interfaz intuitiva y visual que te facilitará la adopción de la herramienta y con la que podrás dar un seguimiento de las metas y objetivos de cada proyecto.

Asana te permite, entre otras cosas:

• Crear espacios de trabajos.
• Crear proyectos dentro de los cuales puedes establecer tareas específicas y asignarlas a miembros del equipo con fecha de inicio y entrega.
• Crear etiquetas.
• Agregar notas y comentarios dentro de cada tarea y proyecto en tiempo real, lo que permite que tu equipo y tú estén sincronizados y al tanto del estatus de cada tarea y proyecto.
• Hacer uso de un cronograma que te ayudará a mantenerte al día.
  Te permite crear plantillas de proyectos y tareas.

El departamento web ha sido fan de esta aplicación por mucho tiempo e incluso la utilizan en proyectos personales y freelance.

7. Teamwork

Teamwork es la herramienta de gestión de proyectos que utilizamos en Instrumental y nos permite dar seguimiento a la evolución y cumplimiento de cualquier tarea. Lo que más nos gusta del Teamwork es que nos permite:

• Crear proyectos para cada una de nuestras cuentas.
• Podemos hacer listas de tareas a partir de plantillas.
• Asignar tareas a usuarios, fechas de inicio y final, comentarios, enlaces, todo lo necesario para alinear la comunicación y resolver dudas.
• Dar seguimiento de cuánto tiempo te lleva realizar una tarea específica.
• Visualizar tus tareas a manera de pizarra para conocer el estatus de cada una de ellas.
• Asignar permisos a usuarios específicos.
• Acceder al archivo de documentos que se ha compartido en cada uno de los proyectos.
• Dar seguimiento y organizar tus proyectos y tareas de acuerdo al calendario de tareas y actividades activas.
• Cuenta con integraciones con Google Chrome, Google Drive, HubSpot, Dropbox, Gmail, Box y más.

Herramientas de Suite Marketing Digital

En nuestros inicios, fuimos una empresa dedicada al Desarrollo de sitios web y experiencia de usuario; el Inbound Marketing llegó a nosotros porque queríamos hacernos responsables del impacto de nuestros sitios web y acciones a través de los canales digitales de nuestros clientes. Con este objetivo en cuenta, iniciamos un viaje de investigación y comparación de Suites “todo en uno” de Marketing Digital y encontramos HubSpot, sin embargo, tenemos algunas otras recomendaciones.

8. HubSpot Marketing Platform

Hacemos Inbound Marketing y Sales utilizando la herramienta de HubSpot porque nos permite llevar a cabo todas las acciones necesarias para crear, medir campañas de marketing para nuestros clientes y demostrar el ROI en cada una de nuestras acciones.

El software de marketing de HubSpot nos permite:

• Crear y modificar sitios web.
• Crear campañas de contenido con una plataforma que nos permite escribir y compartir blogs, compartir y publicar contenidos en redes sociales.
• Crear landing pages con formularios inteligentes.
• Realizar automatizaciones de Email Marketing.
• Dar seguimiento al posicionamiento de palabras claves y el SEO de las páginas de nuestros clientes.
• Realizar pruebas de A/B de Landing Pages y llamados a la acción.
  Dar seguimiento a los visitantes y conocer cada una de sus acciones en el sitio web y en nuestra base de datos, esto en conjunto con el CRM gratuito de HubSpot y el Sales Hub.
• Realizar integraciones para el monitoreo de anuncios de Pago por Clic.
• Recibir datos y análisis en tiempo real de cada una de nuestras acciones de marketing.

Una de las grandes desventajas que muchos nos han mencionado es el hecho de que contratar HubSpot es comprometerse a un contrato de 1 año, sin embargo, a diferencia de otras herramientas, HubSpot tiene diferentes planes de contratación con una opción gratuita (y acciones limitadas) pero que pueden ser un buen inicio para un pequeño o mediana empresa.

9. Pardot

Pardot es una herramienta que te permite crear, implementar y gestionar campañas de marketing desde una sola plataforma. Pardot puede ser una herramienta ideal para ti si lo que buscas es:

• Una interfaz limpia, fácil de entender y organizar.
• Integración sencilla con redes sociales que te permite gestionar y monitorear tus actividades desde un sólo panel de control.
• Automatización de marketing y “lead nurturing” de manera sencilla.
• Gestión simplificada de leads con flujos automáticas.
• Integración con diversos CRM’s.

Sin embargo, a pesar de que Pardot tiene grandes ventajas, también tiene ciertas limitaciones:

1. La creación de contenido en Pardot no es tan intuitiva ni se encuentra tan desarrollada como en otras suites de Marketing.
2. La mayoría de sus planes son mucho más caros que los de HubSpot.

10. Eloqua de Oracle

Eloqua está considerada como una de las herramientas de automatización de Marketing más poderosas es también una de las más caras, esto limita su acceso. Sin embargo, esta plataforma tiene también sus bondades:

• Ofrece una capacidad de personalización muy grande, lo que permite automatizar y dar seguimiento a los leads de manera ideal.
• Puedes registrar y analizar el comportamiento de cada uno de los visitantes.
• Permite crear microsites personalizados.

Sin embargo, cuenta con algunas limitantes:

• No tiene una interfaz muy intuitiva, por lo que implica tener en cuenta la curva de aprendizaje.
• No permite realizar o programar publicaciones en redes sociales.
• No hay integración con Google Adwords.
• Su complejidad la convierten en una herramienta muy lenta de implementar.

CRM

Un CRM o Customer Relationship Management (por sus siglas en inglés) es un software que tiene como objetivo centralizar en una base de datos única en donde puedes dar seguimiento a todas las interacciones que tus prospectos y clientes tienen con tu empresa.

Esta es una de las herramientas más necesarias cuando hablamos de iniciar la digitalización de una empresa.

Para finalizar este artículo te compartimos 3 opciones que puedes analizar y decidir cuál es el más conveniente para el tamaño de tu negocio, tu nivel de facturación y las necesidades de tu equipo de ventas:

11. CRM de HubSpot

El CRM de HubSpot cuenta con múltiples ventajas, además de ser una herramienta gratuita con una interfaz intuitiva y alojada en la nube:

1. Cuenta con la mayor parte de las herramientas standard en los CRM actuales.
2. Es una de las plataformas con mayor integración a otras herramientas como Microsoft Dymanics, Salesforce, Zapier, Shopify y más.
3. Puedes realizar un registro de las actividades, las interacciones y las conversaciones que se han mantenido con las oportunidades de venta, prospectos y clientes.
4. Se integra perfectamente con la suite de Marketing de HubSpot, lo cual nos da un registro detallado de los flujos de un trabajo que ha tenido un cliente potencial, las descargas que ha realizado y las interacciones que ha tenido al visitar nuestro sitio.
5. Permite programar recordatorios de llamadas y correos electrónicos para dar seguimiento a nuestras oportunidades de venta.

12. Zoho

A diferencia de las otras dos opciones que mencionaremos, Zoho no es exclusivamente un CRM sino una suite de herramientas en línea que te permite mantener diferentes áreas de tu empresa conectadas. Esto quiere decir que podrás alinear tu departamento de finanzas con el área de ventas a través de chat, correo electrónico y otros canales.

Una de las herramientas que Zoho ofrece es el denominado CRM Plus que cuenta con varias herramientas standard para dar la mejor experiencia de atención a tus clientes y a un precio accesible, en comparación con Salesforce u otras opciones en el mercado, ¿por qué lo recomendamos?

1. Proporciona visibilidad de cada interacción con un prospecto y oportunidad de venta.
2. Te permite hacer automatizaciones de venta.
3. Puedes hacer y enviar encuestas a clientes para conocer la experiencia de venta que tuvieron.
4. Proporciona la oportunidad de hacer presupuestos y emisión de facturas.
5. Informes y gráficos detallados para conocer el estado del negocio y muchas cosas más.

13. Salesforce

Salesforce es una herramienta que revolucionó la manera en que los departamentos de ventas solían operar y por mucho tiempo fue la herramienta standard en el manejo operativo de oportunidades de venta, hasta que poco a poco otras herramientas como el CRM de HubSpot llegaron al mercado.

Sin embargo, Salesforce sigue siendo una excelente herramienta que te ofrece:

• Historial de actividades de cada cliente y te permite conocer a los suscriptores clave.
• Monitorear las actividades de todos los integrantes de tu equipo de ventas.
• Ofrece información sobre los mejores momentos para crear campañas de Marketing de acuerdo al estatus de tus contactos.
• Te permitirá programar ciertas tareas para que se asignen automáticamente a personas específicas.

¿Con cuál te quedas al hacer la comparación? Nosotros te recomendamos HubSpot por su facilidad de uso y múltiples planes, además somos expertos en su implementación para ayudar a empresas a escelar. ¿Quieres conocer el plan perfecto de HubSpot para ti? Te recomendamos este blog.

¡Llegaste al final de este artículo! Y sabemos que fue bastante complejo pero que es importante que tengas en cuenta para empezar a llevar a tu empresa a un nuevo nivel. Ahora que ya conoces estas herramientas puedes aprender más sobre la transformación digital con esta guía de las métricas que debes evaluar en el mundo digital .